Opslag en beheer medicatie - cliënt thuis
- De cliënt thuis is zelf verantwoordelijk voor de opslag en het beheer van de medicatie, en het zo nodig retourneren naar de apotheek.
- De verantwoordelijkheid van de zorgmedewerker, als de cliënt thuis hulp krijgt bij medicatie, is:
- De cliënt informeren over het bewaren van medicatie. Bijvoorbeeld: neem algemene hygiëne in acht; bewaar medicatie die in de koelkast moet, in een afgesloten doos zodat het niet in aanraking komt met voedsel.
- Afspraken maken over het bewaren van medicatie en deze afspraken vastleggen in het zorgdossier.
- Signaleren als er problemen zijn, bijvoorbeeld rondslingerende medicatie, een voorraad oude medicijnen. Bespreek bij (voortdurende) problemen de mogelijke risico’s met cliënt, mantelzorger, apotheker en/of huisarts.
- De thuiszorgmedewerker heeft géén rol in het vervoer van de medicatie. Als de cliënt of mantelzorger niet zelf de medicatie kan halen of terugbrengen, moet de cliënt daarover afspraken maken met de apotheek.
Bovenstaande geldt ook voor de situatie dat de cliënt intramuraal het eigen beheer heeft over de medicatie.
Lees meer: Beoordeling eigen beheer medicatie
Opslag en beheer medicatie - intramuraal
- Als bij intramurale zorg de cliënt het medicatiebeheer heeft overgedragen aan de zorgorganisatie, zijn de organisatie en zorgmedewerkers verantwoordelijk voor opslag en beheer.
- De organisatie draagt zorg voor duidelijke afspraken en procedures over opslag en beheer.
- De organisatie draagt zorg voor passende faciliteiten (bijvoorbeeld een afsluitbare ruimte, koelkast met thermometer).
- De zorgmedewerker werkt volgens deze afspraken, signaleert eventuele risico’s en problemen en bespreekt deze met de leidinggevende.
- Zorg voor het op de juiste wijze bewaren van de medicatie, volgens het bewaaradvies van de apotheker en volgens algemene hygiënerichtlijnen.
- Sla de retourmedicatie, totdat de apotheek deze ophaalt, zo op dat deze niet toegankelijk is voor onbevoegden.
- Zorg tijdig voor bijbestellen/herhaalrecepten volgens de afgesproken procedure.
Lees meer over de opslag en het beheer van opiaten
Werkvoorraad medicatie - intramuraal
In een instelling mogen alleen medicijnen-op-naam van een cliënt aanwezig zijn. Een uitzondering vormt de werkvoorraad met medicijnen-niet-op-naam, ook wel ‘dokterstas’ genoemd. Artsen die werkzaam zijn voor een zorgorganisatie met de toelating behandeling (zoals een specialist ouderengeneeskunde) kunnen dat nodig hebben voor spoedsituaties. Voor de opslag en beheer van deze werkvoorraad is de ‘Handreiking werkvoorraad geneesmiddelen' opgesteld door ActiZ, GGZ Nederland en VGN (2011).
De Handreiking gaat over de samenstelling en het beheer van deze voorraad medicijnen-niet-op-naam. De werkvoorraad moet beperkt van omvang zijn. De Handreiking geeft daarvoor een aantal toetsingscriteria, bijvoorbeeld de doelgroep in de instelling en het aantal cliënten. De instelling moet kunnen beargumenteren waarom dit soort en deze hoeveelheid geneesmiddelen nodig zijn voor de artsen. Ook moet de instelling het beheer van de werkvoorraad goed regelen. De apotheker heeft een adviserende rol.
Handreiking werkvoorraad op de website van ActiZ
Bewaren van bijsluiters
In de Veilige principes staat dat bijsluiters worden bewaard in het zorgdossier. Dat is gedaan om een vaste plek af te spreken, maar je kunt met elkaar en met de cliënt ook een andere plaats afspreken.
Veelgestelde vragen over opslag, beheer en bijsluiters
Hoe vaak moet de temperatuur van de medicijnkoelkast worden gecontroleerd?
Bedenk wat het ‘principe’ is: het veilig en verantwoord opslaan van medicatie. Dat doe je door medicatie die koel/in de koelkast bewaard moet worden, daar ook in te leggen. En als je er iets uithaalt, vast te stellen of de medicatie/de koelkast inderdaad koel is.
De hygiënerichtlijn voor verpleeghuizen, woonzorgcentra en kleinschalig wonen van het Landelijk Centrum voor Hygiëne en Veiligheid zegt over de temperatuur (artikel 6.4):
“Controleer dagelijks en registreer wekelijks de temperatuur van de koelkast met medicatie. Leg hiervoor een thermometer in de koelkast. Zorg dat de temperatuur tussen 2 en 7 graden is.”
Maak binnen de organisatie afspraken over het monitoren en vastleggen van de temperatuur, en onderneem actie als die niet tussen de 2 en 7 graden ligt!
Is het bewaren van een papieren bijsluiter nog nodig? Je kunt de informatie ook digitaal opzoeken of via een app.
Bij een bijsluiter gaat het erom dat de cliënt geïnformeerd wordt. Primair is het niet de zorgmedewerker waarvoor een bijsluiter wordt geleverd. De zorgmedewerkers kan er natuurlijk wel gebruik van maken. Of de informatie via een bijsluiter, app of internet tot de cliënt (en zorgmedewerker komt) maakt niet uit. Het gaat niet om de vorm van de informatie maar om de inhoud die beschikbaar moet zijn.
Bij het kiezen van de vorm (papieren bijsluiter of digitaal) is dus van belang of de cliënt (en/of zijn mantelzorger) toegang heeft tot de informatie. Niet alle, maar wel steeds meer, cliënten kunnen met digitale informatie overweg. Als de cliënt niet met de digitale vorm overweg kan, doet een app geen recht aan de eigen verantwoordelijkheid en eigen regie van de cliënt en de mantelzorger als die iets zou willen nazoeken. Het is dus van belang om met elkaar af te spreken, op maat van de cliënt, hoe de bijsluiter beschikbaar is voor de cliënt (en eventueel voor de zorgmedewerker). Met de apotheek kun je afspreken hoe vaak papieren bijsluiters worden geactualiseerd.
Hoe groot mag de werkvoorraad medicatie (dokterstas) in een zorginstelling zijn?
Een werkvoorraad heeft een beperkte omvang. Welke medicatie tot de werkvoorraad behoren en in welke hoeveelheid, is afhankelijk van de lokale omstandigheden. De samenstelling en omvang van de werkvoorraad moet in redelijke verhouding staan tot het aantal cliënten dat de artsen behandelen, de aard van hun aandoeningen, en de termijn waarbinnen de apotheker de werkvoorraad redelijkerwijs kan aanvullen. De werkvoorraad is bedoeld voor het beschikbaar hebben van medicatie voor acute situaties.
In de praktijk blijkt deze werkvoorraad ook te worden gebruikt om het moment tot (week)levering te overbruggen; daarvoor is deze voorraad echter niet bedoeld. In Inspectierapporten wordt regelmatig melding gemaakt van een te omvangrijke voorraad.
Oplossingen hiervoor zijn:
- Afspraken maken tussen zorginstelling en apotheek over spoedlevering.
- Frequentere levering afspreken.
- Medicatie, indien de situatie van de cliënt dit toelaat, zo veel mogelijk starten bij het levermoment.
- Daarnaast met de apotheek afspreken om zo klein mogelijke eenheden te leveren voor de werkvoorraad.
Mag een professional in voorkomende situaties medicatie van de cliënt achter slot en grendel opbergen bij cliënten thuis met (beginnende) dementie?
Toelichting vraag
Met het langer zelfstandig thuis wonen, komt de vraag op naar veilig medicatiebeheer thuis. Er zijn situaties waarin het het beste lijkt om thuis medicatie afgesloten voor de cliënt op te bergen, mag dat?
Antwoord Platform Medicatieveiligheid:
Een cliënt thuis is in beginsel zelf verantwoordelijk voor opslag en beheer van medicatie. Als de thuiszorg het vanwege de veiligheid nodig vindt dat medicatie achter slot en grendel wordt bewaard, dan moeten zij dat bespreken met de cliënt of zijn vertegenwoordiger. Het is ook belangrijk om dit met de huisarts af te stemmen. De zorgmedewerker (en/of huisarts) bespreekt met de cliënt (en/of vertegenwoordiger) wat de risico’s zijn, waarom afgesloten bewaren in deze situatie veiliger is, waarom de cliënt eventueel bezwaar heeft en hoe die bezwaren mogelijk kunnen worden weggenomen.
Je mag de medicatie afgesloten bewaren als:
- de cliënt wilsbekwaam is en de cliënt ermee instemt;
- de cliënt wilsonbekwaam is en de vertegenwoordiger ermee instemt.
Let op: Leg afspraken goed vast in het zorgdossier.
Wet zorg en dwang
Als de cliënt (of vertegenwoordiger) níet wil dat de medicatie afgesloten wordt bewaard, dan is er een andere situatie. Dan wordt de Wet zorg en dwang (Wzd) van belang. De Wzd is ook in thuissituaties van toepassing, als:
- de cliënt een indicatie heeft voor langdurige zorg (met grondslag pg of vg) of
- een arts heeft vastgesteld dat de cliënt, wegens een psychogeriatrische-stoornis of verstandelijke beperking, zorg nodig heeft in de zin van de Wzd.
Als de cliënt wilsbekwaam is en instemt, dan kan, ook volgens de Wzd, de medicatie achter slot en grendel.
Is de cliënt wilsonbekwaam, dan beslist de vertegenwoordiger:
- Stemt de vertegenwoordiger in, dan kan de medicatie achter slot en grendel.
- Stemt de vertegenwoordiger wel in, maar verzet de cliënt zich, dan gelden de regels voor toepassing van onvrijwillige zorg (zie hierna).
- Stemt de vertegenwoordiger niet in, dan kan de medicatie toch achter slot en grendel, onder de voorwaarde dat de regels voor toepassing van onvrijwillige zorg worden gevolgd.
Regels voor onvrijwillige zorg
Toepassing van regels voor onvrijwillige zorg houdt in dat het afsluiten van medicatie in het zorgplan moet worden opgenomen en dat de zorgverantwoordelijke hierover overleg moet voeren met een deskundige van een andere discipline, toestemming nodig heeft van een arts (tenzij de zorgverantwoordelijke zelf arts is), en goedkeuring nodig heeft van de Wzd-arts. Dit alles dus voordat het in het zorgplan kan worden opgenomen. Verder is periodieke evaluatie nodig, waarbij nog een deskundige betrokken moet worden (samen met de reeds genoemden).